叛军在工作

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为会议辩护

许多年前,我所在的领导团队参加了一项性格测试,该测试根据以下四个属性评估了我们的风格:

  • ·      大创意激发
  • ·      受人际关系影响
  • ·      由完成任务激励
  • ·      受分析和方法激励

在为期一天的反馈会议中,我们和其他同伴一起坐了下来—所有人都坐在一起的Big Idea,那些喜欢把事情做好的人都坐在一张桌子上,等等。我坐在与人类相关的人那里,我们真的很喜欢人。经过几分钟的交谈,每个小组都报告了他们最喜欢在办公室做什么和讨厌什么。

当“ Get Er Done”员工报告说,他们最讨厌的组织生活是聚会时,我的爱人组织感到震惊。我们有些敏感的人都同意我们真的很喜欢开会。

我记得那天每当有人不愿意参加会议时。我最近听说我的一个年轻朋友这样做。他的工作是技术性和科学性的,最近他向一群担任非科学支持职务的同事作了简要介绍。他将这次会议描述为浪费时间,因此我问他认为为支持人员提供情况介绍的目的是什么。他想了一秒钟然后说

“好吧,他们不会向我提供任何实质性建议。”

“正确。”我说:“所以会议的目的是……”

“让他们知道我的所作所为,以便他们更好地理解可以给我的支持。”他完成了。在这种情况下,他意识到他将会议描述为浪费时间,因为他误解了会议的真正目的–会议对他的关注不如对会议的关注。

因此,会议经常受到不好的说唱,因为与会人员对他们的目的感到困惑和/或因为与会人员中有几个会议议程不同。我的朋友科学家曾经习惯与他的同龄人分享以收集他们的实质性反馈。但是对于支持小组来说,这与实质无关。它更多的是关于友情和建立信任与尊重的纽带。一旦了解了这个目标,他就意识到自己可以更加轻松自如,分享有趣的故事甚至吹牛。 (尽管我们人们认为讲故事始终是一种很好的沟通策略。)

我已经学到了一些有关召开更好会议的常识性课程,也许有些读者甚至会喜欢上这种会议,或者至少可以更好地容忍他们。

明确会议目的—不是书面议程,而是 到底发生了什么。通常,当手头的问题涉及人的重要方面时,您应该举行面对面的会议。我们与人类有联系的人认为,几乎总是有重要的人的维度–因此,这是我们真正的盲点。但是,劳动力中的其他大多数人倾向于认为诸如“事实说明一切”之类的东西,或者更糟糕的是,“我已经有了答案”,因此他们贬低了会议的效用。 (顺便说一句,他们也高估了自己的才华!)当他们同意开会时,他们像进行标准化测试或消防演习一样进行会议。 (稍后再说!)

不要召开冗长的会议来更新人 或收集特定评论。当然,必须进行更新,但是我确定您一直在工作,每周举行一次更新会议,即使没有任何更新。最好提供更新, 根据业务顾问Paul Axtell的说法,作为讨论一些实质性问题的会议的补充工具。我认为,最糟糕的会议类型之一就是我们在情报界所说的“协调会议”。十个人需要在某种类型的内容上签字,以便他们被迫进入一个房间,等待轮流播放五分钟。啊!通常,参加会议的人不多说,最终会因为被迫听别人的话而以某种不正当的回报而继续前进。当然,在很多情况下,小组讨论某个主题很有用,例如,该主题特别有争议,因此团队中的每个人都需要倾听所有观点。但是,请事先确定-如果您认为需要在团队中进行团队协作,然后再按时间表进行,请与他们联系。

认识到会议的社交意义。 我知道这是会议的一个方面,使我的“高效”同事发疯,但是闲聊,在会议开始或结束时的嘲笑并不是一件小事。当同事们像人类一样互相追赶时,当我们分享一些有趣的故事时,或者当我们揭示出我们真正的想法时。人们不会通过遵循命令或报告最新数字来建立信任,而是通过彼此了解来学习信任。这就是在工作场所开玩笑和闲聊时发生的事情。还有一点-在会议结束时进行的对话可能会非常生动。我们建议叛乱者在工作中要注意这些对话,因为那时某些人可能最终喃喃自语真正的想法,而在会议期间没有发言的内向的人可能更愿意分享自己的想法。

多年来,许多讨厌会议的人和效率专家建议使用十分钟的会议和/或站立会议,以减少浪费时间。我承认,在某些忙碌的环境中,每分钟确实是宝贵的,在某些情况下需要采用这种演习方法。但我怀疑是,那些没有考虑发送邮件的经理更多地使用了它们。当您告诉员工您只有十分钟的时间与他们会面时,您还告诉他们您没有时间去想他们的想法。团队成员提出问题最好是生死攸关的事情,最好是一两分钟就能解决的问题。在120秒内可以解决什么复杂,重要的问题?我知道的很多。我们将站立会议的类别与“门户开放政策”和“没有解决方案就没有问题”归为同一类-管理最佳实践并非如此!